Довольны ли вы тем, как исполняются ваши поручения? Все ли происходит точно вовремя, с нужным качеством, при четком распределении ответственности за результат?

Главный резерв, который мы видим в тайм-менеджменте большинства бизнесменов – жесткий контроль задач и поручений. Если идея, что расписание недели должно быть в одном месте, известна нам еще со школьных времен, то идея, что в одном месте нужно четко фиксировать все свои задачи, гораздо менее очевидна.

В крупных и средних корпорациях для контроля задач и поручений используют достаточно тяжеловесную систему документооборота, в которой живут приказы, решения правления и т.п. Как правило, эта система позволяет контролировать только самые крупные, масштабные поручения первых лиц организации, полностью оставляя за кадром повседневную текущую работу, состоящую из множества небольших, но важных задач. В среднем владельческом бизнесе ситуация с поручениями еще плачевнее.

Как контролировать оперативные, повседневные задачи и поручения, которых у любого владельца бизнеса на контроле находится от нескольких десятков до нескольких сотен? Нужно внедрить Корпоративный стандарт управления задачами. Он строится на таких принципах:

Если у руководителя есть секретарь, значительный объем технической работы можно делегировать секретарю. Как именно поручения от руководителя попадают к секретарю (через Outlook, с помощью диктофона, бланка контроля поручений и т.п.) — отдельный вопрос, требующий проработки при настройке контроля поручений.

Чтобы система работала эффективно, стандарт управления задачами обязательно содержит раздел «Правила отчетности по поручениям». Когда сотрудник имеет право отметить задачу как выполненную, какие промежуточные отчеты он должен фиксировать в теле задачи, как запрашивать изменение срока и т.д. – все это должно быть урегулировано стандартом.